Dirk Zeller

Efektywne zarządzanie czasem

dla bystrzaków

Wydanie II

Tytuł oryginału: Successful Time Management For Dummies, 2nd edition

Tłumaczenie: Joanna Sugiero

ISBN: 978-83-283-2752-8

Original English language edition Copyright © 2015 by John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey.

All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form.

This translation published by arrangement with John Wiley &Sons, Inc.

Oryginalne angielskie wydanie Copyright © 2015 by John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey.

Wszelkie prawa, włączając prawo do reprodukcji całości lub części w jakiejkolwiek formie, zarezerwowane. Tłumaczenie opublikowane na mocy porozumienia z John Wiley &Sons, Inc.

Translation copyright © 2017 by Helion S.A.

Wiley, For Dummies, Dla Bystrzaków, the Dummies Man logo, Dummies.com, Making Everything Easier, and related trade dress are trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc. and/or its affiliates in the United States and/or other countries. Used by permission.

Wiley, For Dummies, Dla Bystrzaków, the Dummies Man logo, Dummies.com, Making Everything Easier, i związana z tym szata graficzna są markami handlowymi John Wiley and Sons, Inc. i/lub firm stowarzyszonych w Stanach Zjednoczonych i/lub innych krajach. Wykorzystywane na podstawie licencji.

All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, recording or by any information storage retrieval system, without permission from the Publisher.

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji.

Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli.

Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce.

Drogi Czytelniku!
Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres
http://septem/user/opinie/efzcb2_ebook
Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję.

Wydawnictwo HELION
ul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICE
tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63
e-mail: septem@septem.pl
WWW: http://septem.pl (księgarnia internetowa, katalog książek)

- Poleć książkę

- Kup w wersji papierowej

- Oceń książkę

- Księgarnia internetowa

- Lubię to! » nasza społeczność

Rozdział 2
Przygotowanie się na sukces

W tym rozdziale:

► wykorzystanie mocnych stron związanych z zarządzaniem czasem;

► stworzenie solidnego systemu zarządzania czasem;

► zapoznanie się z największymi wyzwaniami dotyczącymi zarządzania czasem;

► rozwiązanie problemów w relacjach międzyludzkich;

► wykorzystywanie umiejętności zarządzania czasem we wszystkich aspektach życia.

Czas sprawia, że wszyscy jesteśmy równi — u każdego doba trwa dokładnie tyle samo. Bez względu na to, kim jesteś, gdzie mieszkasz i co robisz, masz do dyspozycji taki sam 24-godzinny cykl dobowy co każda inna osoba. Nawet najbogatsza osoba na świecie nie może kupić sobie czasu i ma dokładnie tyle samo minut co najuboższy biedak.

Jeżeli ten prosty fakt Cię zniechęca, pomyśl o tym w ten sposób: nie jesteś w stanie zdobyć dla siebie więcej czasu, ale możesz jak najlepiej go wykorzystać. Możesz zainwestować swoje 365 dni w roku, 7 dni w tygodniu i 1440 minut w dniu w taki sposób, aby uzyskać zwrot, który przyniesie Ci satysfakcję, spełnienie i sukces, o którym marzysz.

O tym właśnie jest ta książka: o przejęciu kontroli nad tym, jak spędzasz czas, tak aby mieć pewność, że używasz go tak, jak chcesz. To Ty kontrolujesz swój czas, nawet jeśli czasami masz wrażenie, że tak nie jest — gdy zostajesz w pracy po godzinach; gdy wciąż wozisz swoje dzieci z miejsca na miejsce; gdy Twoje marzenia i cele wymagają zdobycia nowych umiejętności albo dokształcenia się.

Nauka umiejętnego zarządzania czasem po części polega na zmianie dotychczasowego myślenia, a po części na stworzeniu systemu. Skuteczne zarządzanie czasem wymaga przeprowadzenia introspekcji, wyrobienia w sobie dobrych nawyków, zdobycia umiejętności organizacyjnych, a także zebrania całkiem sporej liczby narzędzi logistycznych i taktycznych. To wszystko leży w zasięgu Twojej ręki, dlatego jeśli masz czas — a zapewniam Cię, że go masz — przygotuj się na podróż, która pomoże Ci odzyskać trochę czasu (a jeśli nie, to pokaże Ci, co zrobić, żeby jak najlepiej wykorzystać 24 godziny, które masz do dyspozycji każdego dnia).

Lepiej poznać siebie

Każdy człowiek ma do dyspozycji tyle samo godzin każdego dnia; tym, co nas różni, są inne wartościowe zasoby: umiejętności, inteligencja, pieniądze, ambicje, energia, pasja, nastawienie, a nawet wygląd zewnętrzny. Wszystkie te unikatowe zasoby mają wpływ na to, jak wykorzystujemy nasz czas. Dlatego im lepiej znasz siebie — swoje mocne i słabe strony, a także cele, wartości i czynniki, które Cię motywują — tym łatwiej jest Ci skutecznie zarządzać czasem. W tym podrozdziale przyjrzysz się swoim mocnym stronom i wyznaczonym celom. Zastanowisz się, ile jest wart Twój czas, i poznasz wzorce zachowania, które wpływają na Twoją koncentrację w różnych porach dnia.

Ocena swoich mocnych i słabych stron

Kiedy byłem młody, myślałem, że jestem dobry — no dobrze, przyznaję: myślałem, że jestem świetny — w wielu dziedzinach. A im jestem starszy, tym bardziej sobie uświadamiam, że lista rzeczy, w których nie jestem dobry, jest znacznie dłuższa niż ta dotycząca obszarów, w których jestem naprawdę dobry. Świadomość własnych kompetencji w tych nielicznych, wybranych dziedzinach pomogła mi jednak osiągnąć dużo więcej niż nieświadoma niekompetencja, którą prezentowałem wcześniej. W liceum miałem raczej słabe oceny, ale szybko zrozumiałem, co muszę robić, żeby odnieść sukces, o którym marzyłem. W pewnym momencie uświadomiłem sobie, że aby dotrzeć tam, dokąd zmierzam, muszę stawić czoła wyzwaniom, które są przede mną stawiane.

Najpierw zrobiłem sobie spis moich zasobów: sporządziłem listę swoich mocnych stron, umiejętności, a nawet słabości. Zidentyfikowałem również obszary, nad którymi muszę popracować, i umiejętności, które powinienem udoskonalić. Wtedy właśnie uświadomiłem sobie, że chociaż niektórzy ludzie są mądrzejsi ode mnie, lepiej wykształceni, mają więcej pieniędzy i znają więcej wpływowych osób, ja mam tyle samo czasu co każdy z nich. Dlatego jeśli chcę ich wyprzedzić, muszę zapanować nad własnym czasem i zainwestować go tak, żeby uzyskać jak największy zwrot z tej inwestycji. Moja gotowość do zainwestowania czasu w działania, które pomogą mi zdobyć przewagę nad innymi, sprawiła, że gra stała się bardziej wyrównana, a ja zdołałem odnieść sukces, którym cieszę się dzisiaj.

Bardzo możliwe, że na tym etapie swojego życia wiesz już, jakie są Twoje najważniejsze umiejętności — takie, z którymi się urodziłeś, i takie, których długo się uczyłeś. Może jesteś mistrzem negocjacji albo doskonale operujesz na liczbach? A może świetnie piszesz albo masz dar przemawiania? Bez względu na to, jakie są Twoje mocne strony, rozwijanie umiejętności, które przyniosą największy zwrot z inwestycji i przybliżą Cię do Twoich celów, jest dużo sensowniejszym rozwiązaniem niż dążenie do tego, by być najlepszym we wszystkim. U większości osób liczba kluczowych mocnych stron nie przekracza sześciu.

Oprócz uświadomienia sobie własnych mocnych stron musisz również zidentyfikować obszary, w których masz pewne braki. Potem przyjdzie czas na zastanowienie się, które zadania są kluczowe do osiągnięcia Twoich najważniejszych celów. Wtedy będziesz mógł się skupić na tych umiejętnościach, które są z tym celem związane. Zainwestuj czas w pielęgnowanie swoich mocnych stron i pracę nad słabościami, które stoją na drodze do Twojego sukcesu. Pamiętaj: aby odnieść sukces, musisz działać selektywnie.

Zidentyfikowanie celów po to, by określić swój kierunek

Na pewno z doświadczenia wiesz, że gdy dążysz do jakiegoś celu, łatwiej jest Ci się skoncentrować. Weźmy na przykład kobietę, która chce schudnąć, ale ma problemy z pilnowaniem diety albo trzymaniem się planu ćwiczeń. Jeżeli wie, że za trzy miesiące odbędzie się ślub jej syna, ma większą motywację, żeby wytrwać przy swoim postanowieniu, dlatego rezygnuje z dokładek i regularnie trenuje na siłowni.

Twoje cele mogą być dla Ciebie inspiracją do ukształtowania pozytywnych nawyków związanych z zarządzaniem czasem. Zarządzanie czasem nie jest korzyścią samą w sobie; korzyści odczuwasz dopiero wtedy, gdy dzięki temu masz więcej czasu na to, co jest dla Ciebie ważne — a tym celem może być odkładanie pieniędzy na podróże na emeryturze czy kupienie domu w idealnej okolicy.

Aby odnieść sukces w zarządzaniu czasem, musisz zidentyfikować swoje cele i zawsze o nich pamiętać. Określenie, co jest dla Ciebie najważniejsze, może wymagać zajrzenia w głąb siebie. Wypisz swoje cele — wszystkie — i postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami:

√ Zarzuć dużą sieć. Wyznaczaj sobie ambitne cele, takie jak zaciągnięcie się do Korpusu Pokoju, a także nieco mniejsze, takie jak kupienie ekonomicznego samochodu w przyszłym roku.

√ Nie stawiaj sobie granic. Nie rezygnuj ze swoich marzeń dlatego, że wydają Ci się nierealne.

√ Jak najdokładniej sprecyzuj swój cel. Zamiast pisać: „Chcę zbudować swój dom marzeń”, skup się na konkretach: gdzie chcesz go postawić? Jaki będzie duży? Ile będzie miał pomieszczeń? Jak będzie wyglądał? Kiedy chcesz się do niego wprowadzić?

√ Nie ograniczaj się tylko do jednej kategorii. Pomyśl o swojej karierze, życiu osobistym, sytuacji społecznej, statusie finansowym i o każdym innym obszarze Twojego życia, który jest dla Ciebie ważny.

Proces określania celów może być ciekawym i pobudzającym doświadczeniem. Więcej na ten temat przeczytasz w rozdziale 3. Przekonasz się również, w jaki sposób to, jak teraz wykorzystujesz swój czas, może wpłynąć na Twoje prognozy na przyszłość.

Nadanie czasowi wartości pieniężnej

Większość ludzi zastanawia się nad wartością swojego czasu wtedy, gdy dotyczy on aktywności związanej z pracą. Pracownik sieci fastfoodowej wie, że zarabia minimalną stawkę godzinową. Osoba pracująca na umowę zlecenia sama określa swoją stawkę godzinową. Masażysta określa cenę swoich usług za pół godziny albo godzinę pracy. Ale żeby być w pełni świadomym wartości swojego czasu, musisz przenieść tę koncepcję również na swoje życie prywatne. Wartość Twojego czasu w życiu prywatnym jest co najmniej tak samo duża jak wartość czasu, który spędzasz w racy. W niektórych przypadkach ten czas jest wręcz bezcenny.

Odrzucenie pieniędzy

Kiedyś zobaczyłem na parkingu kobietę, która rzucała monety na ziemię. Spytałem ją, dlaczego to robi, a ona odpowiedziała, że niedawno przeczytała o multimilionerze, który obliczył swoją wartość i opierając się na wartości godziny swojego czasu, uznał, że nie opłaca mu się poświęcić sekundy na podniesienie jednodolarowego banknotu z chodnika. Ona natomiast uznała, że choć jej by się to opłacało, stać ją na to, żeby rozstać się z kilkoma centami.

Wydaje mi się, że nie zrozumiała puenty, ale cała ta historia niesie za sobą ważną naukę: Twój zegar zawsze tyka. Czas to pieniądz, a Twój czas ma wartość. Marnowanie cennego czasu bez świadomości tego, ile jest wart, jest jak wyrzucanie pieniędzy na chodnik. Znając wartość swojego czasu, możesz skupić się na tych zadaniach, które przynoszą największy zwrot, i wyeliminować (albo przekazać innym) te, które dają niewielki zwrot z inwestycji.

Jedną z najważniejszych rzeczy, o których musisz pamiętać, czytając tę książkę, jest to, że czasami po prostu nie jesteś w stanie zrobić wszystkiego — i nie ma w tym nic złego. Musisz tylko zadbać o to, aby wszystkie ważne zadania zostały wykonane. Jeśli przypiszesz wartość swojemu czasowi i wykorzystasz umiejętności, których się nauczysz, czytając tę książkę, bez trudu określisz, co jest dla Ciebie ważne, i zaczniesz dokonywać świadomych, mądrych wyborów. Jeżeli na przykład postanowiłeś zacząć odkładać 200 złotych miesięcznie na konto oszczędnościowe, które założyłeś z myślą o studiach dla swoich dzieci, możesz dojść do wniosku, że wzięcie dodatkowej zmiany — nawet za półtorej stawki godzinowej — nie jest tego warte, bo stracisz cenny czas, który mógłbyś spędzić z rodziną. A jeśli nienawidzisz prac ogrodowych, możesz uznać, że warto zapłacić komuś 50 złotych za skoszenie trawnika, a uzyskane w ten sposób wolne dwie godziny przeznaczyć na oglądanie meczu.

Zidentyfikowanie własnego rytmu

Jest takie sportowe określenie być w strefie — dotyczy ono wyjątkowych momentów, w których wszystko jest tak, jak powinno, a sportowiec osiąga doskonałe wyniki bez większego wysiłku. Chcę jasno powiedzieć, że strefa nie jest jakimś magicznym miejscem, w którym marzenia się spełniają. Każdy może do niej wejść — i nie potrzebuje do tego magicznego totemu ani pyłku wróżek. Wystarczy, że osiągnie odpowiedni poziom koncentracji.

Jako były zawodnik racquetballa, którego kariera przypadała na lata 80., mogę Cię zapewnić, że bywałem w strefie wiele razy. Ten sam stan skupienia, któremu towarzyszyła elektryzująca energia, towarzyszył mi czasami również podczas wykonywania projektów — były to chwile, w których szybkość i jakość mojej pracy graniczyła z niemożliwym. Jeżeli jesteś w stanie przejąć kontrolę nad własną koncentracją, możesz każdego dnia odwiedzać strefę i cieszyć się wspaniałymi rezultatami.

Jeżeli znasz swój dobowy rytm — czyli to, kiedy jesteś w szczytowej formie i w jakich porach dnia najlepiej sobie radzisz z określonymi zadaniami — to możesz wykonywać najważniejsze zadania wtedy, gdy jesteś w strefie. Każdy ma własne, unikatowe tempo pracy, a uświadomienie sobie tego rytmu jest jednym z najcenniejszych osobistych odkryć, jakich możesz dokonać. Oto kilka pytań, nad którymi powinieneś się zastanowić:

√ Ile godzin dziennie potrafisz przepracować na najwyższych obrotach?

√ W jakich godzinach jesteś najbardziej wydajny?

√ Ile tygodni bez przerwy jesteś w stanie przepracować naprawdę intensywnie?

√ Jak długą przerwę musisz sobie zrobić, żeby na nowo osiągnąć stan dużego skupienia?

Stosowanie systemu

Skuteczne zarządzanie czasem wymaga czegoś więcej niż dobre intencje i znajomość własnego organizmu. Aby starannie kontrolować własny czas, musisz mieć schemat. W Twoim arsenale powinny znaleźć się umiejętności organizacyjne, pomocne technologie i narzędzia ułatwiające planowanie, dzięki którym utrzymasz władzę nad swoim czasem godzina po godzinie, dzień po dniu, tydzień po tygodniu.

Stworzenie solidnego systemu, który można dalej powielać, jest kluczem do sukcesu w zarządzaniu czasem. Systemy, standardy, strategie i reguły chronią Twój czas i pomagają Ci maksymalnie go wykorzystywać. Nie ma znaczenia, czy jesteś dyrektorem generalnym korporacji, sprzedawcą, menedżerem średniego szczebla, dyrektorem czy asystentem administracyjnym. Bez względu na to, czym się zajmujesz i jakie jest Twoje środowisko pracy, umiejętność zarządzania czasem jest wartością uniwersalną.

Niewiarygodne odkrycie!
Czas wolny pomaga zwiększyć koncentrację

Jakieś dziesięć lat temu, analizując swoje wyniki sprzedażowe, zaobserwowałem dziwny spadek w dziesiątym tygodniu pracy bez żadnej przerwy. Szybko sobie uświadomiłem, że ten spadek wyników wynika z utraty koncentracji. Ten sam schemat zaobserwowałem w poprzednich miesiącach. Uznałem, że najlepszym rozwiązaniem będzie zrobić sobie przerwę, zamiast uparcie brnąć do przodu mimo wyraźnego spadku formy. Potrzebowałem wakacji.

Odkryłem również, że nie potrzebuję aż tygodnia wolnego, żeby się zregenerować i odzyskać zapał do pracy. Wystarczyła mi krótka przerwa — około pięciu dni w ramach długiego weekendu — żeby odetchnąć na chwilę od rutyny i spojrzeć na świat z innej perspektywy. W tym czasie spędzałem miłe chwile z rodziną albo wyjeżdżałem na plażę. Kilka lat temu dokonałem ponownego odkrycia: mój czas nieprzerwanej pracy skrócił się z dziesięciu do dziewięciu tygodni. Może to być związane z wiekiem, większą liczbą obowiązków, opieką nad kilkunastoletnimi dziećmi, a także z problemami zdrowotnymi. Przekonałem się, że robienie sobie krótkich przerw od pracy wciąż jest najlepszym rozwiązaniem.

Do dzisiaj planuję każdy swój rok pracy w oparciu o ten dziewięciotygodniowy rytm. Dzięki temu mam pewność, że wykorzystam swój czas najlepiej, jak to możliwe. Albo pracuję na najwyższych obrotach, albo robię sobie pięciodniową przerwę na podładowanie akumulatorów, po której znów wracam pełny sił i gotowy do pracy.

Stworzenie harmonogramu i ustalenie rutynowych działań

Trzymanie się harmonogramu nie zagwarantuje Ci, że wreszcie zaczniesz jeździć regularnie na wakacje, ale jeśli będziesz śledzić czas, jaki spędzasz na spotkaniach, zebraniach i wykonywaniu swoich obowiązków, ograniczysz liczbę sytuacji, w których umawiasz się dwa razy na to samo spotkanie albo przeznaczasz za mało czasu na wykonanie danego zadania. Planując wszystko z wyprzedzeniem, masz większe szanse na to, że wszystkie najważniejsze sprawy zostaną uwzględnione w Twoim harmonogramie.

Od wielu lat stosuję system blokowania czasu, który opisuję szczegółowo w rozdziale 5. Gwarantuje on, że moje priorytety znajdą się na pierwszym miejscu (od rutynowych prac do bardziej nietypowych, jednorazowych zadań). Dopiero potem rozdysponowuję swój czas między mniej istotne zajęcia i obowiązki.

Techniki zarządzania czasem można z powodzeniem zastosować również w innych obszarach życia. Nie bez powodu doradzam, aby tworząc harmonogram, na początku skupić się na osobistych zobowiązaniach: Twój prywatny czas jest wart tego, by go chronić. Jeżeli zastosujesz się do zasad, które opisuję w tej książce, Twój prywatny czas się wydłuży.

Uporządkowanie otoczenia

Dobry system zarządzania czasem wymaga organizacji. Uporządkowanie swojego otoczenia pomaga zaoszczędzić czas, który na co dzień tracisz na szukanie różnych rzeczy, od ważnych numerów telefonów po buty. Co więcej, fizyczny porządek przekłada się na porządek w umyśle i pomaga uzyskać większą wydajność.

Twoje miejsce pracy powinno być czyste i uporządkowane. Dokumenty i teczki ułóż w taki sposób, żeby łatwo było Ci odnaleźć to, czego w danym momencie potrzebujesz. Usuń niepotrzebne przedmioty z biurka, żeby powiększyć swoje miejsce do pracy. Ważne urządzenia — telefon, komputer, kalkulator — muszą być w zasięgu Twojej ręki. Jeszcze bliżej powinien leżeć Twój harmonogram. Twój neseser, kalendarz, a nawet szafka mają wpływ na to, czy Twoje wysiłki w zakresie zarządzania czasem przyniosą sukces.

Pokonanie przeszkód związanych z zarządzaniem czasem

Każdy może się nauczyć zarządzać swoim czasem, ale nie zawsze jest to proste. Jeżeli masz podobne doświadczenia jak ja, to miewasz takie dni, które przypominają grę wideo — a Ty jesteś jej głównym bohaterem, który zmaga się z różnymi przeszkodami utrudniającymi mu dotarcie do mety. Tyle że tymi przeszkodami nie są wyobrażone zagrożenia, lecz Twoje własne ułomności (brak umiejętności komunikacyjnych, odkładanie wszystkiego na później i niezdolność do podejmowania mądrych i szybkich decyzji), a także podkradanie Twojego czasu przez współpracowników i szefów, rozmowy (odbywane osobiście i przez telefon) oraz nic niewnoszące zebrania.

Harmonogram Cię wyzwoli

Wielu ludzi uważa, że struktury ich ograniczają. Myślą, że wolność, której poszukują w swoim życiu, wymaga bardziej elastycznego otoczenia. Boją się, że rutyna uwięzi ich w łańcuchach czasu.

Większość osób marnuje jednak zbyt wiele czasu na spontaniczne działania. Zamiast trzymać się z góry ustalonego planu, impulsywnie reagują na wszystko, co się dzieje dookoła nich. Reagowanie to automatyczny odruch, który sprawia, że skupiasz się na realizowaniu planów innych osób, a nie własnego. A to z pewnością nie pomaga osiągnąć stanu wolności. Dużo lepszym rozwiązaniem jest świadome, zdyscyplinowane planowanie tego, gdzie i jak zamierzasz zainwestować swój czas.

Załóżmy na przykład, że w swoim harmonogramie przeznaczyłeś określone godziny na odpowiadanie na telefony i rozwiązywanie problemów. Rutynowo zajmujesz się tymi sprawami w ustalonych porach dnia. Dzięki temu możesz odłożyć niektóre problemy na później — aż będziesz spokojniejszy, bardziej skupiony i nastawiony na szukanie rozwiązań — zamiast impulsywnie reagować na nową sytuację.

Planowanie tego, w jaki sposób zamierzasz spędzić czas — czyli coś, co na pierwszy rzut oka może się wydawać przeciwieństwem wolności — jest jedyną drogą do przejęcia całkowitej kontroli nad własnym czasem. W parze z właściwą rutyną idą prostota, wydajność i wolność. Koniec z takimi pytaniami jak: „Nad czym będę dzisiaj pracować?” czy „Co mam dzisiaj do zrobienia?”. A kiedy już uporasz się z najważniejszymi zadaniami, będziesz mógł wykorzystać wolny czas na robienie tego, co naprawdę lubisz.

Jeżeli jesteś typem „wolnego ducha”, a to, co przed chwilą napisałem, całkowicie Cię przerasta, zacznij od drobnych kroczków. Zadaj sobie pytanie: „Czy mogę określić dla siebie codzienne rutynowe działania, tak na próbę? Co mogę zrobić, żeby od razu się nie zniechęcić?”. A potem raz na tydzień wprowadzaj nowy element do swoich rutynowych działań. Jeżeli będziesz konsekwentny, w ciągu roku dodasz 50 nowych elementów. Szybko się przekonasz, że dzięki temu Twoja swoboda i poczucie wolności wzrosną.

Skuteczna komunikacja

Skuteczna komunikacja to jeden z najlepszych sposobów na maksymalne wykorzystanie czasu. Główną przyczyną marnowania czasu w pracy są — i nie będzie to dla nikogo niespodzianką — rozmowy ze współpracownikami. Zdziwić Cię może jednak, że nie chodzi tu o historie o tym, co się wydarzyło w weekend, których wysłuchujemy przy automacie z kawą, ani o kącik plotek przy kserokopiarce. Prawdziwym problemem są nic niewnoszące dyskusje podczas cotygodniowych zebrań, niekończące się aktualizacje projektów, które już dawno powinny zostać skończone, a także prezentacje sprzedawców, które odbiegają niepotrzebnie od tematu. Twoim problemem są te wszystkie zebrania, które mogłyby potrwać dziesięć minut, ale nie wiadomo czemu przeciągają się do godziny albo dłużej.

Masz jednak do dyspozycji wspaniałą broń, która pomoże Ci skrócić czas tych niepotrzebnych spotkań: Twoje słowa. Kilka dyplomatycznych uwag pomoże Ci zyskać władzę, dzięki której doprowadzisz do udanego zakończenia przeciągającego się spotkania.

W rozdziale 14. podpowiadam, które metody komunikacji są najskuteczniejsze w poszczególnych sytuacjach — rozmowy w cztery oczy, komunikacja werbalna czy komunikacja pisemna — i prezentuję mnóstwo pomysłów na przedstawienie swojego komunikatu w sposób dyplomatyczny, zwięzły i skuteczny, tak aby przyniósł on rezultaty w postaci odpowiednich działań i decyzji (bez względu na to, czy jesteś osobą prowadzącą spotkanie czy tylko uczestnikiem).

Co zrobić, gdy ktoś nam przeszkadza?

Ludzie przeszkadzają nam w pracy na wiele różnych sposobów. Takie przeszkadzanie może przybierać rozmaite formy, od krótkiego pytania „Masz minutkę?”, zadanego przez współpracownika, który bezceremonialnie wchodzi do Twojego biura, po bezproduktywne zebrania, telefony, głośne rozmowy na korytarzu, które Cię rozpraszają, a nawet ikonkę „Masz nową wiadomość”, wyświetlającą się w dolnym rogu monitora Twojego komputera. W dzisiejszych czasach liczba czynników rozpraszających uwagę w pracy jest dużo większa niż kiedyś. Twoją uwagę odwracają też wiadomości w komunikatorach i mediach społecznościowych takich jak Facebook i Twitter. Lista odskoczni od pracy „na pięć minutek” jest nieskończona.

Dodatkowo osoby, które mają trudności z zapanowaniem nad własnym czasem, przeszkadzają same sobie, próbując zrobić zbyt wiele rzeczy naraz. Liczne badania potwierdzają, że wielozadaniowość wcale nie pomaga uzyskać dużej wydajności w pracy. Ciągłe rozpoczynanie i przerywanie tego samego zadania przeszkadza w spokojnej pracy nad projektem, a każdy powrót do wykonywanej czynności wymaga chwili rozruchu. Jestem głęboko przekonany, że umiejętne zarządzanie czasem w pracy wymaga stworzenia, dopracowania i wdrożenia strategii, która umożliwi zapanowanie nad wszystkimi czynnikami rozpraszającymi uwagę. Każdego dnia takie przeszkody kosztują Cię kilka godzin, które przekładają się bezpośrednio na spadek wydajności.

Zapanowanie nad skłonnością do odkładania obowiązków na później

Czasami mamy ochotę wykorzystać jakąś sytuację jako wymówkę, żeby odłożyć dany projekt albo zadanie na później. Jak miło, że możemy zrzucić na kogoś winę za to, że nie zabraliśmy się jeszcze do pracy! Zanim się zorientujemy, mamy tak wiele dobrych powodów, żeby nie zasiadać do tego projektu, że zostawiamy wszystko na ostatnią chwilę i doprowadzamy do sytuacji, w której mamy tylko 11 godzin na zrobienie projektu — a wtedy presja rośnie.

Załóżmy, że piszesz 400-stronicową książkę i masz 10 miesięcy na realizację tego projektu. Jeżeli podzielisz go na miesiące, okaże się, że masz do napisania 40 stron miesięcznie — czyli nieco ponad stronę dziennie. To jest zbyt proste! Możesz odłożyć rozpoczęcie tego projektu na później. Poczekasz dwa miesiące, a wtedy będziesz mieć do napisania 50 stron miesięcznie. To nadal jest wykonalne. Ale w którymś momencie słowo wykonalne zamieni się w niemożliwe. Kiedy to się stanie? Czy wtedy, gdy zostaną Ci już tylko cztery miesiące, a Ty będziesz musiał napisać 100 stron w ciągu każdego z nich? A może wtedy, gdy się okaże, że musisz napisać 15 stron dziennie?

Prokrastynacja, czyli odkładanie obowiązków na później, ma wiele przyczyn i jest prostą drogą do kłopotów.

Podejmowanie decyzji: po prostu to zrób

Jednym z najprostszych zadań, jakie można odłożyć na później, jest podjęcie decyzji. Zwlekanie z nawet najmniejszą decyzją może spowodować gigantyczną konsumpcję czasu. Pomyśl tylko: przeglądasz skrzynkę odbiorczą i zachowujesz jedną wiadomość, żeby odpowiedzieć na nią później. Wracasz do niej kilka razy i wciąż nie możesz się zdecydować, co odpisać nadawcy. Za jakiś czas dostajesz od niego kolejne e-maile. Aby dać sobie więcej czasu na podjęcie decyzji, zadajesz kilka pytań, których napisanie wymaga od Ciebie poświęcenia pewnej uwagi. Kiedy sprawa zostanie ostatecznie rozwiązana, może się okazać, że zainwestowałeś w nią pięć razy więcej czasu, niż gdybyś podjął decyzję od razu.

Wiele czynników wywołuje dezorientację i niepewność, które utrudniają podjęcie szybkiej, konkretnej decyzji. Dylematów jest coraz więcej, gdy mamy zbyt wiele opcji. Większość ludzi ma problem, gdy muszą wybrać między karpiem a pierogami na wigilijnym stole. A przecież każdego dnia jesteśmy zmuszani do podejmowania decyzji w sprawach, w których wybór jest dużo większy niż zawartość menu kawiarni. Istnienie różnych opcji jest zazwyczaj czymś dobrym, ale zbyt wiele możliwości potrafi przytłoczyć, a nawet sparaliżować.

Umiejętność rozprawiania się z e-mailami, robotą papierkową i różnymi innymi zadaniami pomaga przejąć kontrolę nad własnym czasem. Odwaga do podejmowania szybkich decyzji, bez względu na to, czy zajmujesz się daną sprawą osobiście czy przekazałeś ją komuś innemu, pozwala na uzyskanie nadwyżek czasowych.

Zdobycie poparcia dla Twoich nowych granic

Czasami rodzina, znajomi i współpracownicy są największą przeszkodą w Twoich próbach skutecznego zarządzania czasem. Czyje telefony rozpraszają Twoją uwagę, gdy intensywnie nad czymś myślisz? Kto czeka, aż wrócisz do domu na obiad, kiedy Ty ślęczysz nad pilnym projektem? Na spotkania z kim musisz robić sobie przerwy od ważnych obowiązków?

Mimo wszystkich kłód, jakie rzucają Ci pod nogi te osoby, możesz uczynić z nich swoich sojuszników w realizacji misji, jaką jest lepsze wykorzystanie Twojego czasu. Jeżeli weźmiesz ich na pokład i zaczniesz traktować jak pomocników w walce o osiągnięcie wspólnego celu, zmniejszy się liczba sytuacji, w których będą domagać się Twojej uwagi, nie bacząc na to, nad czym właśnie pracujesz.

Zrównoważenie czasu spędzonego w pracy i w domu

Jeżeli całe Twoje życie kręci się wokół pracy, to znaczy, że brakuje w nim równowagi. Bo chociaż Twoja praca i kariera są ważnymi aspektami tego, kim jesteś, ich głównym celem jest wspomaganie tych obszarów Twojego życia, które — jak sądzę — są dla Ciebie ważniejsze (mam tu na myśli życie prywatne, które obejmuje rodzinę, przyjaciół, znajomych, a także rozrywkę i spotkania towarzyskie).

Jeżeli normą jest dla Ciebie zostawanie w pracy po godzinach, coś jest nie tak: albo nie zarządzasz umiejętnie swoim czasem, albo problem tkwi w Twojej pracy. Nikt — nawet prawnicy z Wall Street — nie powinien pracować przez 70 godzin tygodniowo całymi miesiącami. Jeśli masz 70-godzinny tydzień pracy, oznacza to, że masz zbyt mało czasu na sen, odpoczynek, czas spędzony z rodziną czy pielęgnowanie relacji z najbliższymi.

Zdobycie wsparcia członków rodziny jest niezbędne do tego, abyś osiągnął sukces. Ja zawsze stawiam rodzinę przed pracą, ale to nie oznacza, że w każdej chwili mogę rzucić pracę. Dlatego moja żona, Joan, a nawet dwoje moich dzieci (13-letni Wesley i 9-letnia Annabelle) są dla mnie wsparciem. Wszyscy staramy się jak najlepiej zarządzać swoim czasem, żebyśmy mogli jak najwięcej przebywać ze sobą. Czasami terminy tak mnie gonią, że jedyną opcją, aby wywiązać się ze zobowiązań, jest chwilowe zrezygnowanie ze stanu równowagi. Co ciekawe, słowa, które teraz czytasz, są pisane właśnie w takim okresie braku równowagi.

Pierwszym krokiem do sukcesu w okresach braku równowagi jest to, aby jak najszybciej je sobie uświadomić. Będziesz odczuwać mniejszy stres, jeśli z wyprzedzeniem zaplanujesz sobie okresy nierównowagi. Następnym krokiem jest rozmowa z rodziną. Ja na przykład otwarcie rozmawiam z Joan, Wesleyem i Annabelle o tym, że muszę spędzić więcej czasu w biurze, w rozjazdach, na pisaniu — przyczyny braku równowagi w moim dysponowaniu czasem są bowiem różne.

Ważne jest, aby wyraźnie określić ramy czasowe. Krótkie okresy braku równowagi nie powinny negatywnie wpłynąć na Twoje zdrowie ani relacje z bliskimi. Zaproponuj, że gdy ten trudny okres się skończy, wszyscy dostaną jakąś nagrodę — coś, czym będą mogli cieszyć się razem. Zastanówcie się, jaka mogłaby to być nagroda i wspólnie dojdźcie do porozumienia, tak aby każdy odniósł korzyści z tej sytuacji — a nie tylko Ty czy Twoja firma.

Poprawienie relacji ze współpracownikami i klientami

Większość osób w swojej pracy często spotyka się z innymi ludźmi — czy to ze współpracownikami, parterami biznesowymi, czy klientami. Każdy dzień w pracy niesie za sobą mnóstwo okazji do interakcji, które rozpraszają uwagę i powodują stratę czasu. Oprócz telefonów i krótkich wizyt kolegów i koleżanek z pracy, są jeszcze spotkania biznesowe, sytuacje, w których musisz na kogoś czekać, i zbyt długie, albo po prostu niepotrzebne zebrania, w których musisz uczestniczyć.

Kontrolowanie czasu w pracy wymaga opracowania sposobów na zarządzanie spotkaniami, zebraniami i innymi interakcjami, tak aby trwały tylko tyle, ile trzeba. Bez względu na to, czy jesteś inicjatorem spotkania czy tylko jednym jego z uczestników, możesz w pewnym stopniu przejąć kontrolę nad tym spotkaniem.

Z uwagi na moje doświadczenie zawodowe moim konikiem jest sprzedaż. Jeżeli pracujesz w sprzedaży albo przy obsłudze klienta, to przejęcie kontroli nad własnym czasem może być dla Ciebie nieco trudniejszym zadaniem. Jeśli zależy Ci na sprzedaniu produktu lub usługi, jesteś gotowy poświęcić klientowi tyle czasu, ile będzie potrzebował. A kiedy przychodzi do Ciebie klient ze skargą, przede wszystkim zależy Ci na tym, żeby wyszedł zadowolony. Na szczęście jesteś w stanie odnosić sukcesy w sprzedaży i obsłudze, zachowując kontrolę nad swoim czasem. W rozdziale 20. pokażę Ci, jak przyspieszyć proces podejmowania decyzji podczas sprzedaży, aby szybciej uzyskać pozytywną odpowiedź od klienta.

Utrzymywanie motywacji na wysokim poziomie

Cytując Earla Nightingale’a, specjalistę od rozwoju osobistego: „Sukces to konsekwentne realizowanie wartościowego celu albo wartościowego ideału”. Zgodnie z tą definicją sukces nie jest jakimś konkretnym momentem, lecz podróżą. Podobnie jak w przypadku większości innych celów, opanowanie umiejętności zarządzania czasem nie jest czymś, co się dzieje z dnia na dzień.

W procesie doskonalenia umiejętności zarządzania czasem na pewno zdarzą Ci się chwile, w których poczujesz się rozczarowany i zaczniesz się zastanawiać, czy Twoje wysiłki mają jakiś sens. Zawsze, gdy zdarzy Ci się taki dołek — a zdarzy się na pewno — pamiętaj, żeby pogratulować sobie każdego kroku wykonanego we właściwym kierunku. Wspaniałym sposobem na utrzymanie motywacji na wysokim poziomie jest połączenie bodźca z zachętą — innymi słowy, nagradzanie siebie za sukcesy. Jeżeli na przykład uda Ci się wykonać określone zadanie związane z Twoimi celami, daj sobie wolne w piątek po południu. Możesz też spędzić wieczór na kanapie, oglądając dobry film, albo pójść na kolację do ulubionej restauracji. Wybierz nagrodę, która będzie dla Ciebie bodźcem.

Aby uzyskać wyższy poziom motywacji, zaangażuj innych w walkę o nagrodę. Obiecaj współmałżonkowi, że razem gdzieś wyjdziecie, jeśli uda Ci się przed czasem osiągnąć cele, które wyznaczyłeś sobie na ten tydzień. Powiedz dzieciom, że jeśli następne dwa wieczory spędzisz w biurze, w sobotę wszyscy razem pojedziecie do parku rozrywki. Gwarantuję Ci, że ta strategia znacząco wzmocni Twoją motywację.

Pracując nad tym trudnym, ale cennym aspektem samodoskonalenia, nie zapominaj o pozytywach i pamiętaj o dwóch prostych prawdach:

√ Jesteś człowiekiem.

√ Praca ma zdolność niekończącego rozciągania się, więc wypełnia Ci tyle czasu, na ile jej pozwolisz.

Bez względu na to, jak bardzo jestem wydajny, ile mam rzeczy do zrobienia (czy jest to kilka małych zadań, czy sterta papierów zalegająca na moim biurku) i czy wychodzę z pracy o ustalonej porze czy zostaję po godzinach, zawsze znajdzie się coś, czego nie zdążę zrobić. Dlatego nie myślę o tym, czego nie udało mi się osiągnąć, lecz skupiam się na swoim celu, określam priorytety, przekazuję innym zadania, których nie muszę wykonać osobiście, i konsekwentnie nie przekraczam granic swoich możliwości, dzięki czemu biorę na siebie tylko tyle, ile jestem w stanie zrobić, nie tracąc satysfakcji z pozostałych obszarów mojego życia. Jeżeli frustruje Cię ilość pracy, którą masz codziennie do wykonania, spójrz na to w ten sposób: masz tak wiele okazji, że na wszystkie nie starcza Ci czasu. Z tego punktu widzenia nie wygląda to wcale aż tak źle.

Spis treści

O autorze

Podziękowania od autora

Podziękowania od wydawcy oryginału

Wstęp

O książce

Ikony użyte w tej książce

Naiwne założenia

Poza tą książką

Co dalej?

Część I Początek rewolucji: proste pierwsze kroki

Rozdział 1 Istota umiejętnego zarządzania czasem — dobra organizacja

Planowanie z wyprzedzeniem

Większy spokój

Włączenie podświadomości

1000-procentowy zwrot

Przygotowanie wszystkiego, czego potrzebujesz

Zajmujesz się wszystkim — tylko raz

Trzy fundamenty organizacji osobistej

Dokonanie obiektywnej oceny

Nabranie nawyku utrzymywania czystości

Koniec z wymówkami

Rozdział 2 Przygotowanie się na sukces

Lepiej poznać siebie

Ocena swoich mocnych i słabych stron

Zidentyfikowanie celów po to, by określić swój kierunek

Nadanie czasowi wartości pieniężnej

Zidentyfikowanie własnego rytmu

Stosowanie systemu

Stworzenie harmonogramu i ustalenie rutynowych działań

Uporządkowanie otoczenia

Pokonanie przeszkód związanych z zarządzaniem czasem

Skuteczna komunikacja

Co zrobić, gdy ktoś nam przeszkadza?

Zapanowanie nad skłonnością do odkładania obowiązków na później

Podejmowanie decyzji: po prostu to zrób

Zdobycie poparcia dla Twoich nowych granic

Zrównoważenie czasu spędzonego w pracy i w domu

Poprawienie relacji ze współpracownikami i klientami

Utrzymywanie motywacji na wysokim poziomie

Rozdział 3 Połączenie zarządzania czasem z życiowymi celami

Dlaczego musisz zapisać swoje cele na kartce?

Zdefiniowanie Twojej wspaniałej pięćdziesiątki

Co chcesz mieć?

Co chcesz zobaczyć?

Co chcesz robić?

Co chcesz dawać?

Kim chcesz być?

Nazwanie i zbilansowanie Twojej wspaniałej pięćdziesiątki

Określenie ram czasowych dla poszczególnych celów

Podział celów na kategorie

Wybranie 12 celów na początek

Zawężenie listy

Dlaczego 12 wybranych celów jest dla Ciebie najważniejszych?

Zrozumienie potrzeb związanych z zasobami

Zgromadzenie środków: kapitalny pomysł

Poszerzanie wiedzy

Pielęgnowanie umiejętności

Potencjał znajomości

Rozdział 4 Nadanie wartości swojemu czasowi

Zrozumienie koncepcji „czas to pieniądz”

Obliczenie swojej stawki godzinowej

Zwiększenie stawki godzinowej za pomocą działań podjętych w pracy

Podejmowanie decyzji dotyczących życia prywatnego w oparciu o wartość czasu

Decyzja o tym, czy kupić czas: obowiązki i prace domowe

Decydowanie, jak spędzić czas wolny — zajęcia rekreacyjne

Analiza nagród

Obliczenie kosztów w kategorii pieniędzy i czasu

Otwieranie się na nowe doświadczenia i mądre wykorzystywanie czasu

Część II Stworzenie dobrego systemu

Rozdział 5 Skoncentrowanie wysiłków, nadawanie zadaniom priorytetów i blokowanie czasu

Skoncentrowanie energii zgodnie z zasadą 80/20, która dotyczy naprawdę wszystkiego

Powiązanie inwestycji czasowej ze zwrotem

Krok 1. Ocena obecnej sytuacji

Krok 2. Zidentyfikowanie najważniejszych zadań, które pomagają Ci w realizowaniu planów

Krok 3. Określenie priorytetów dla codziennych celów

Kluczowe 20 procent, czyli na czym skoncentrować energię w pracy

To, co najważniejsze w życiu prywatnym — właściwe ukierunkowanie podejmowanych wysiłków

Mądre inwestowanie w relacje osobiste

Osiągnięcie równowagi między obowiązkami domowymi a pasjami, które realizujesz poza pracą

Przejście do szczegółów: priorytety na każdy dzień

Zablokowanie czasu i włączenie zadań z listy

Krok 1. Podzielenie dnia

Krok 2. Zablokowanie czasu na prywatne zobowiązania

Krok 3. Dodanie zadań związanych z pracą

Krok 4. Wygospodarowanie czasu na cotygodniową ocenę swoich działań i dalsze planowanie

Krok 5. Zablokowanie pustych miejsc

Ocena postępów i dostosowywanie planu do bieżących potrzeb

Ocena rezultatów

Analiza wymiernych celów

Ocena celów jakościowych

Podkręcenie systemu

Rozdział 6 Wydajna praca w domowym biurze

Poznaj siebie i swoje otoczenie

Czy praca w domu to coś dla Ciebie?

Rozważenie plusów i minusów domowego biura

Zdefiniowanie potrzeb związanych z przestrzenią

Wybranie odpowiedniego sprzętu

Więcej niż biurko i krzesło

Komputery stacjonarne, laptopy, skanery i inne urządzenia

Zarządzanie oświetleniem i hałasem

Praca w domu

Walka z czynnikami rozpraszającymi uwagę

Praca w domu, w którym są dzieci

Poczucie odizolowania od świata pracy

Rozdział 7 Stworzenie i pielęgnowanie miejsca, które sprzyja wydajnej pracy

Usprawnienie przestrzeni roboczej

Z drogi! Wysprzątanie biurka

Zgromadzenie niezbędnych narzędzi

Stworzenie odpowiedniego systemu dokumentacji

Systematyczne zmniejszanie sterty dokumentów

Co zrobić, żeby bałagan nie powrócił na Twoje biurko?

Rozprawienie się z dokumentami i innymi papierami za jednym razem

Wyrzuć

Przekaż

Odłóż

Zrób to

Magazynuj

Regularne przeglądanie dokumentów

Robienie notatek, do których możesz wracać

Ograniczenie liczby dokumentów, z którymi masz do czynienia

Postawienie na ergonomikę i estetykę

Przygotowanie miejsca pracy

Ozdobienie miejsca pracy

Rozdział 8 Połączenie umiejętności organizacyjnych z technologią

Podłączenie się do elektronicznego kalendarza

Korzyści elektronicznych narzędzi do planowania wynikające z możliwości udostępniania kalendarza

Zalety przenośnych kalendarzy

Usunięcie niepotrzebnych rzeczy z komputera lub tabletu (i utrzymanie porządku na dłużej)

Nadawanie nazw plikom i porządkowanie ich na elektronicznym drzewie

Według jakiego klucza zazwyczaj poszukujesz informacji?

Jak długo musisz przechowywać pliki?

W jaki sposób tworzysz nowe dokumenty?

Pozbycie się nadmiaru danych przez zarchiwizowanie albo usunięcie plików

Strategie zapisywania nowych plików

Zarządzanie danymi kontaktowymi za pomocą programu CRM

Omówienie programów i usług

Zapoznanie się z możliwościami programu CRM

Podział klientów na kategorie

Kontaktowanie się ze wszystkimi grupami docelowymi naraz

Ustawienie danych kontaktowych na autopilota

Stworzenie kompleksowych profili klientów

Umieszczenie danych z bazy CRM na serwerze albo w chmurze, żeby zmaksymalizować ich dostępność i stworzyć kopie zapasowe

Część III Wykorzystanie technologii do lepszego zarządzania czasem

Rozdział 9 Lepsze wykorzystanie czasu

Wyczucie czasu to podstawa, czyli jak przejąć kontrolę nad własnym czasem

Dokonywanie wyborów związanych z technologią

Automatyzuj zamiast kopiować

Skuteczna komunikacja dzięki technologii

Opcje związane z mediami społecznościowymi

FaceTime, Skype i inne systemy wideokomunikacji

Internetowe platformy spotkań

Narzędzia związane z technologią organizacyjną

Zbudowanie systemu, który ułatwi odnalezienie poszukiwanych rzeczy

Chronienie urządzeń przed katastrofą

Chmury, Dropbox i inne metody przechowywania danych

Stworzenie cyfrowego mózgu z programem Evernote

Zapisywanie uwag, pomysłów i przemyśleń w programie Evernote

Przypominanie sobie i odnajdywanie rzeczy, których potrzebujesz

Rozdział 10 Kontrolowanie nawału e-maili

Umiejętne zarządzanie pocztą elektroniczną

Stworzenie systemów filtrowania

Oddzielenie pracy od życia prywatnego

Zarządzanie kilkoma kontami pocztowymi

Uporządkowanie i przechowywanie e-maili

Skrócenie czasu odpowiadania na e-maile

Zastosowanie systemu odpowiadania na e-maile

Kliknij Usuń

Po prostu to zrób

Odłóż na później

Zautomatyzowanie odpowiedzi

Rozdział 11 Sztuka zrównoważonej aktywności na Facebooku

Zalety Facebooka związane z czasem

Czarna dziura czasowa Facebooka

Czego używać do celów zawodowych, a czego do prywatnych?

Używanie profilu prywatnego do pozyskiwania klientów

Bądź ostrożny w zamieszczaniu na prywatnym profilu wpisów związanych z pracą

Wypatruj życiowych zmian

Umiejętne używanie stron firmowych na Facebooku

Dodawanie wpisów na stronie firmowej

Postaw na konsekwencję

Znajdź właściwą mieszankę

Utrzymywanie kontaktów za pomocą Facebooka

Być (znajomym) albo nie być… oto jest pytanie

Dodawanie publicznych i prywatnych wpisów

Nakłonienie ludzi, żeby udostępniali Twoje wpisy

Używanie opcji listy do zarządzania komunikacją

Komunikowanie się w grupach

Rozdział 12 Twitter — pożeracz czasu czy przydatne narzędzie?

Kogo warto śledzić?

Ci, od których możesz się czegoś nauczyć

Ci, z którymi się dobrze bawisz

Ci, z którymi kontakt może Ci przynieść jakieś korzyści

Ci, których możesz czegoś nauczyć

Jak nie dopuścić do tego, żeby Twitter przejął nad Tobą kontrolę?

Rozdział 13 Opracowanie skutecznych strategii dla LinkedIn

Stworzenie dobrego profilu

Stworzenie osobistego profilu

Dzielenie się doświadczeniem

Pokaż się na LinkedIn

Zdefiniowanie celów i sieci powiązań na LinkedIn

Stworzenie harmonogramu dla LinkedIn

System podwójnego sprawdzania

Cotygodniowa analiza sukcesów

Część IV Wyzwania związane z zarządzaniem czasem

Pięć sposobów na to, żeby nikt nie przeszkadzał Ci w pracy

Rozdział 14 Strategiczna komunikacja ukierunkowana na szybkie rezultaty

Wybranie odpowiedniego środka przekazu zależnie od rodzaju komunikatu

Kontakt osobisty

Przekazanie informacji przez telefon

Komunikaty pisemne: zalety (i niebezpieczeństwa) e-maili, SMS-ów i wiadomości w komunikatorach

Podstawowe umiejętności komunikacyjne — zwięzłość i bezpośredniość

Wyeliminowanie bałaganu z języka

Przekazanie kluczowych informacji

Wprowadzanie atmosfery koleżeństwa podczas spotkań

Komunikowanie się przez telefon w sposób zrozumiały i pewny siebie

Sztuka pisania e-maili

Temat wiadomości — krótki i do rzeczy

Pamiętanie o kompozycji

Struktura i długość

Utrzymanie rozmowy na profesjonalnym poziomie

Analiza stylu pisania

Przygotowanie się do wysłania wiadomości

Zadawanie przemyślanych pytań

Jakich odpowiedzi potrzebujesz?

Rozpoczęcie ważnej części rozmowy od otwartych pytań

Zawężenie tematu dzięki pytaniom zamkniętym

Rozprawienie się z odpowiedziami warunkowymi i ze wszystkimi „może”

Pozytywne nastawienie

Przygotowanie się do słuchania

Rozdział 15 Chronienie swojego czasu przed tymi, którzy chcą Ci go zabrać

Forteca, czyli ochrona własnej koncentracji przed atakami z zewnątrz

Chronienie swojego świata przed wewnętrznymi intruzami

Stworzenie wirtualnych barier

Wyznaczenie czasu na rozmowy z pracownikami i zarządzanie ich pracą

Dysponowanie czasem spędzonym poza internetem

Pozwól, aby e-maile poczekały w skrzynce

Skończ z tym dzwonieniem w uszach

Przyjrzenie się sprawie, zanim pozwolisz, by ktoś zajął Ci czas

Druga linia obrony — zminimalizowanie szkód spowodowanych odebraniem telefonu

Przekazanie sprawy

Skrócenie albo skondensowanie rozmowy

Przełożenie rozmowy na lepszy czas

Jak sobie radzić ze współpracownikami, którzy Ci przeszkadzają?

Kolega, któremu się nudzi

Kolega, któremu po prostu nie chce się pracować

Pracownik, który żyje we własnym świecie

Osoba, która traktuje pracę jak jedyną okazję do kontaktów towarzyskich

Jak sobie radzić z przełożonym, który notorycznie przeszkadza Ci w pracy?

Kierownik mewa

Kierownik, który zleca pracę ustnie

Współpraca z natrętnymi klientami

Odrobina uwagi może wiele zdziałać

Określenie oczekiwań klienta

Rozdział 16 Pokonanie chęci do odkładania pracy na później

Podróż do źródeł, czyli skąd się bierze prokrastynacja

„Mam mnóstwo czasu”, czyli krótkowzroczne myślenie

„Nie chcę teraz o tym myśleć”, czyli unikanie tego, co jest nieprzyjemne

„A co, jeśli nawalę? A co, jeśli mi się uda?”, czyli lęki i obawy

„Poczekam na odpowiedni moment”, czyli paraliż perfekcjonisty

„Zasłużyłem sobie na przerwę”, czyli sabotaż w trakcie pracy

„Najlepiej pracuje mi się pod presją”, czyli pragnienie dreszczyku

Kiedy powinno się odłożyć coś na później?

Zła prokrastynacja, czyli obliczenie kosztów

Mądra prokrastynacja, czyli kiedy warto poczekać

Kiedy pośpiech mógłby wywołać szkody

Kiedy pora nie jest odpowiednia

Kiedy zadanie nie jest zbyt ważne

Przygotowanie gruntu — zmiana nastawienia i wprowadzenie dyscypliny

Motywowanie samego siebie za pomocą metody kija i marchewki

Szukanie nagród

Uniknięcie konsekwencji

Rozpoznanie wymówek i skończenie z nimi

Uleganie presji znajomych

Sprawdzenie, czy siły zewnętrzne rzeczywiście uniemożliwiają Ci pracę

Odroczenie prokrastynacji

Uporanie się z nużącymi zadaniami dzięki taktyce kanapki

„Najpierw skórka”, czyli rozpoczęcie od najtrudniejszych zadań

Metoda szwajcarskiego sera, czyli robienie małych dziur w zadaniu

Metoda salami, czyli po jednym plasterku naraz

Pozbyć się przybrania

Utrzymanie motywacji na wysokim poziomie przez cały czas pracy

Rozdział 17 Jak sobie radzić z szefem, który lubi marnować czas?

Osiągnięcie własnych celów po to, żeby pomóc szefowi osiągnąć jego własne

Strzeżenie osobistych granic

Przygotowanie się do rozmowy z szefem o sprawach, które Cię niepokoją

Zidentyfikowanie problemów i zebranie przekonujących dowodów

Poznanie stylu pracy przełożonego

Skupianie się na ludziach kontra skupianie się na zadaniach

Przestrzeganie reguł i procedur

Stawianie czoła problemom i wyzwaniom

Planowanie i rozpoczynanie nowych projektów

Radzenie sobie z presją

Tempo pracy

Wzięcie na siebie odpowiedzialności za nieosiągnięte cele i odpowiednia reakcja

Zainicjowanie i prowadzenie dyskusji, w której obie strony są wygrane

Różnice nie do pogodzenia, czyli kiedy należy odpuścić

Rozdział 18 Usprawnienie systemu przeprowadzania firmowych zebrań

Określenie celów, sporządzenie listy uczestników i przygotowanie planów

Określenie celu zebrania

Sporządzenie listy gości

Przeprowadzanie nieformalnych wstępnych minizebrań

Sporządzenie planu

Wyznaczenie czasu i miejsca

Wybranie odpowiedniej pory

Znalezienie dobrego miejsca

Wielki dzień, czyli jak dobrze poprowadzić spotkanie

Czas na przygotowanie

Rozpoczęcie zebrania

Prowadzenie zebrania

Przydzielanie zadań

Podsumowanie zebrania i wyciągnięcie wniosków

Śledzenie postępów w celu uzyskania maksymalnej wydajności

Część V Wysoka wydajność w pracy z innymi ludźmi

Rozdział 19 Zarządzanie czasem dla pracowników administracyjnych

Dostrzeżenie typowych pułapek

Pamiętanie o celach, jakie określił Twój szef

Poprawienie własnego wizerunku, czyli: „Proście, a będzie wam dane”

Indywidualne rozmowy z szefem

Jak sobie radzić z szefem, który nie lubi rozmów?

Jak współpracować z szefem, który uwielbia zebrania

Zadawanie właściwych pytań

Dostosowywanie strategii na bieżąco

Kilka prostych rad na początek

Chronienie okresów najwyższej wydajności

Uporządkowanie priorytetów

Jasne sprecyzowanie celów

Sporządzenie wyczerpującej listy zadań

Rozdział 20 Zarządzanie czasem dla sprzedawców

Podzielenie portfolio inwestycji czasu na trzy kategorie

Zarabianie pieniędzy, czyli działania, które bezpośrednio generują dochody (BGD)

Prace przygotowawcze, czyli działania, które pośrednio generują dochody (PGD)

Prace administracyjne, czyli działania wspomagające produkcję (WP)

Niech liczby Cię przestraszą

Śledzenie czasu, żeby lepiej poznać swój styl pracy

Zapisywanie wszystkiego, co robisz

Ocena formularzy, w których śledziłeś swój czas spędzony w pracy

Analiza własnego dnia pracy

Analiza minionego tygodnia, miesiąca, kwartału i roku

Historia sukcesu człowieka, który skupił się na BGD

Planowanie dnia wokół BGD

Wybranie czasu na BGD i wykorzystanie go w mądry sposób

Dobry początek

Najważniejsze zadanie: poszukiwanie klientów

Zarezerwowanie czasu na konwersję zainteresowania klientów na decyzje zakupowe

Blokowanie czasu na prezentacje sprzedażowe

Planowanie rozwoju osobistego

Edukacja to podróż, która trwa całe życie

Odgrywanie ról, czyli przygotowanie się do ważnego występu

Ocena własnej prezentacji sprzedażowej

Ustalenie harmonogramu dla działań BGD

Uwzględnienie działań PGD w dniu pracy

Wykorzystanie czasu przeznaczonego na działania PGD na analizę wyników sprzedaży

Sprawdzanie działań PGD

Skrócenie czasu przeznaczonego na działania WP

Kwestionowanie starych metod

Rozdział 21 Zarządzanie czasem dla właścicieli firm i dyrektorów najwyższego szczebla

Spojrzenie z dystansu na to, jak inwestujesz czas

Zwiększenie czasu przeznaczonego na rozwój

Wrażliwe zadania, czyli skrócenie czasu przeznaczonego na pracę „w” firmie

Utrwalenie schematu organizacyjnego

Stworzenie jasnego opisu stanowiska

Znalezienie czasu na rozwój dzięki uzupełniającym listom zadań

Opracowanie planu zarządzania

Przekazanie uprawnień podwładnym

Określenie codziennych priorytetów

Planowanie z wyprzedzeniem, czyli zarezerwowanie czasu na pracę „nad” firmą

Zarezerwowanie czasu na pracę „nad” firmą w danym dniu i miesiącu

Przeprowadzanie kwartalnej i rocznej analizy pracy „nad” firmą

Rozdział 22 Nauczanie innych zarządzania czasem

Jak sprawdzić, kto skorzysta na szkoleniu?

Użycie czterech elementów sukcesu jako miary

Wiedza na temat podstawowych reguł zarządzania czasem

Umiejętności związane ze stosowaniem technik zarządzania czasem

Nastawienie — czy chce doskonalić umiejętność zarządzania czasem?

Działania

Poznanie motywacji pracownika

Sprawdzenie, czy pracownik jest gotowy na zmiany

Zachęcenie pracownika do zmiany

Określenie celów

Inkorporowanie narzędzi i strategii

Zachęcanie do współpracy i motywowanie do odnoszenia sukcesów

Określenie celów pośrednich i regularne kontrole wymuszające odpowiedzialne podejście do sprawy

Konsekwencja

Pełnienie funkcji lustra

Problem braku postępów, czyli ratowanie pracownika

Zaakceptowanie go wraz ze wszystkimi wadami

Danie jeszcze jednej szansy

Powiedzenie sayonara

Część VI Dekalogi

Rozdział 23 Dziesięć zachowań prowadzących do marnowania czasu

Brak planowania

Wielozadaniowość

Brak przerw w pracy

Wymaganie perfekcji

Zamartwianie się i czekanie

Podłączenie się do telewizora

Przeglądanie internetu

Zagrzebanie się pod stosem niechcianej poczty

Zabijanie czasu podczas dojazdów

Spędzanie czasu z negatywnymi osobami

Rozdział 24 Dziesięć nawyków, które pomogą Ci lepiej wykorzystywać czas

Wcześnie zaczynaj dzień

Planowanie następnego dnia

Zadbaj o swoje zdrowie

Jedzenie, które wspomaga wydajność

Wytrzymałość i energia pochodzące z ćwiczeń

Sen dla naładowania akumulatorów

Znalezienie czasu dla siebie

Zaplanuj posiłki na cały tydzień

Deleguj jak najwięcej obowiązków

Częściej mów „nie”

Zawsze stosuj system zarządzania czasem

Uprość sobie życie

Każdy dzień zaczynaj w punkcie zero