Rozdział 2 Przygotowanie się na sukces

W tym rozdziale:

- wykorzystanie mocnych stron związanych z zarządzaniem czasem;

- stworzenie solidnego systemu zarządzania czasem;

- zapoznanie się z największymi wyzwaniami dotyczącymi zarządzania czasem;

- rozwiązanie problemów w relacjach międzyludzkich;

- wykorzystywanie umiejętności zarządzania czasem we wszystkich aspektach życia.

Czas sprawia, że wszyscy jesteśmy równi - u każdego doba trwa dokładnie tyle samo. Bez względu na to, kim jesteś, gdzie mieszkasz i co robisz, masz do dyspozycji taki sam 24-godzinny cykl dobowy co każda inna osoba. Nawet najbogatsza osoba na świecie nie może kupić sobie czasu i ma dokładnie tyle samo minut co najuboższy biedak.

Jeżeli ten prosty fakt Cię zniechęca, pomyśl o tym w ten sposób: nie jesteś w stanie zdobyć dla siebie więcej czasu, ale możesz jak najlepiej go wykorzystać. Możesz zainwestować swoje 365 dni w roku, 7 dni w tygodniu i 1440 minut w dniu w taki sposób, aby uzyskać zwrot, który przyniesie Ci satysfakcję, spełnienie i sukces, o którym marzysz.

O tym właśnie jest ta książka: o przejęciu kontroli nad tym, jak spędzasz czas, tak aby mieć pewność, że używasz go tak, jak chcesz. To Ty kontrolujesz swój czas, nawet jeśli czasami masz wrażenie, że tak nie jest - gdy zostajesz w pracy po godzinach; gdy wciąż wozisz swoje dzieci z miejsca na miejsce; gdy Twoje marzenia i cele wymagają zdobycia nowych umiejętności albo dokształcenia się.

Nauka umiejętnego zarządzania czasem po części polega na zmianie dotychczasowego myślenia, a po części na stworzeniu systemu. Skuteczne zarządzanie czasem wymaga przeprowadzenia introspekcji, wyrobienia w sobie dobrych nawyków, zdobycia umiejętności organizacyjnych, a także zebrania całkiem sporej liczby narzędzi logistycznych i taktycznych. To wszystko leży w zasięgu Twojej ręki, dlatego jeśli masz czas - a zapewniam Cię, że go masz - przygotuj się na podróż, która pomoże Ci odzyskać trochę czasu (a jeśli nie, to pokaże Ci, co zrobić, żeby jak najlepiej wykorzystać 24 godziny, które masz do dyspozycji każdego dnia).

Lepiej poznać siebie

Każdy człowiek ma do dyspozycji tyle samo godzin każdego dnia; tym, co nas różni, są inne wartościowe zasoby: umiejętności, inteligencja, pieniądze, ambicje, energia, pasja, nastawienie, a nawet wygląd zewnętrzny. Wszystkie te unikatowe zasoby mają wpływ na to, jak wykorzystujemy nasz czas. Dlatego im lepiej znasz siebie - swoje mocne i słabe strony, a także cele, wartości i czynniki, które Cię motywują - tym łatwiej jest Ci skutecznie zarządzać czasem. W tym podrozdziale przyjrzysz się swoim mocnym stronom i wyznaczonym celom. Zastanowisz się, ile jest wart Twój czas, i poznasz wzorce zachowania, które wpływają na Twoją koncentrację w różnych porach dnia.

Ocena swoich mocnych i słabych stron

Kiedy byłem młody, myślałem, że jestem dobry - no dobrze, przyznaję: myślałem, że jestem świetny - w wielu dziedzinach. A im jestem starszy, tym bardziej sobie uświadamiam, że lista rzeczy, w których nie jestem dobry, jest znacznie dłuższa niż ta dotycząca obszarów, w których jestem naprawdę dobry. Świadomość własnych kompetencji w tych nielicznych, wybranych dziedzinach pomogła mi jednak osiągnąć dużo więcej niż nieświadoma niekompetencja, którą prezentowałem wcześniej. W liceum miałem raczej słabe oceny, ale szybko zrozumiałem, co muszę robić, żeby odnieść sukces, o którym marzyłem. W pewnym momencie uświadomiłem sobie, że aby dotrzeć tam, dokąd zmierzam, muszę stawić czoła wyzwaniom, które są przede mną stawiane.

Najpierw zrobiłem sobie spis moich zasobów: sporządziłem listę swoich mocnych stron, umiejętności, a nawet słabości. Zidentyfikowałem również obszary, nad którymi muszę popracować, i umiejętności, które powinienem udoskonalić. Wtedy właśnie uświadomiłem sobie, że chociaż niektórzy ludzie są mądrzejsi ode mnie, lepiej wykształceni, mają więcej pieniędzy i znają więcej wpływowych osób, ja mam tyle samo czasu co każdy z nich. Dlatego jeśli chcę ich wyprzedzić, muszę zapanować nad własnym czasem i zainwestować go tak, żeby uzyskać jak największy zwrot z tej inwestycji. Moja gotowość do zainwestowania czasu w działania, które pomogą mi zdobyć przewagę nad innymi, sprawiła, że gra stała się bardziej wyrównana, a ja zdołałem odnieść sukces, którym cieszę się dzisiaj.

Bardzo możliwe, że na tym etapie swojego życia wiesz już, jakie są Twoje najważniejsze umiejętności - takie, z którymi się urodziłeś, i takie, których długo się uczyłeś. Może jesteś mistrzem negocjacji albo doskonale operujesz na liczbach? A może świetnie piszesz albo masz dar przemawiania? Bez względu na to, jakie są Twoje mocne strony, rozwijanie umiejętności, które przyniosą największy zwrot z inwestycji i przybliżą Cię do Twoich celów, jest dużo sensowniejszym rozwiązaniem niż dążenie do tego, by być najlepszym we wszystkim. U większości osób liczba kluczowych mocnych stron nie przekracza sześciu.

Oprócz uświadomienia sobie własnych mocnych stron musisz również zidentyfikować obszary, w których masz pewne braki. Potem przyjdzie czas na zastanowienie się, które zadania są kluczowe do osiągnięcia Twoich najważniejszych celów. Wtedy będziesz mógł się skupić na tych umiejętnościach, które są z tym celem związane. Zainwestuj czas w pielęgnowanie swoich mocnych stron i pracę nad słabościami, które stoją na drodze do Twojego sukcesu. Pamiętaj: aby odnieść sukces, musisz działać selektywnie.

Zidentyfikowanie celów po to, by określić swój kierunek

Na pewno z doświadczenia wiesz, że gdy dążysz do jakiegoś celu, łatwiej jest Ci się skoncentrować. Weźmy na przykład kobietę, która chce schudnąć, ale ma problemy z pilnowaniem diety albo trzymaniem się planu ćwiczeń. Jeżeli wie, że za trzy miesiące odbędzie się ślub jej syna, ma większą motywację, żeby wytrwać przy swoim postanowieniu, dlatego rezygnuje z dokładek i regularnie trenuje na siłowni.

Twoje cele mogą być dla Ciebie inspiracją do ukształtowania pozytywnych nawyków związanych z zarządzaniem czasem. Zarządzanie czasem nie jest korzyścią samą w sobie; korzyści odczuwasz dopiero wtedy, gdy dzięki temu masz więcej czasu na to, co jest dla Ciebie ważne - a tym celem może być odkładanie pieniędzy na podróże na emeryturze czy kupienie domu w idealnej okolicy.

Aby odnieść sukces w zarządzaniu czasem, musisz zidentyfikować swoje cele i zawsze o nich pamiętać. Określenie, co jest dla Ciebie najważniejsze, może wymagać zajrzenia w głąb siebie. Wypisz swoje cele - wszystkie - i postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami:

? Zarzuć dużą sieć. Wyznaczaj sobie ambitne cele, takie jak zaciągnięcie się do Korpusu Pokoju, a także nieco mniejsze, takie jak kupienie ekonomicznego samochodu w przyszłym roku.

? Nie stawiaj sobie granic. Nie rezygnuj ze swoich marzeń dlatego, że wydają Ci się nierealne.

? Jak najdokładniej sprecyzuj swój cel. Zamiast pisać: "Chcę zbudować swój dom marzeń", skup się na konkretach: gdzie chcesz go postawić? Jaki będzie duży? Ile będzie miał pomieszczeń? Jak będzie wyglądał? Kiedy chcesz się do niego wprowadzić?

? Nie ograniczaj się tylko do jednej kategorii. Pomyśl o swojej karierze, życiu osobistym, sytuacji społecznej, statusie finansowym i o każdym innym obszarze Twojego życia, który jest dla Ciebie ważny.

Proces określania celów może być ciekawym i pobudzającym doświadczeniem. Więcej na ten temat przeczytasz w rozdziale 3. Przekonasz się również, w jaki sposób to, jak teraz wykorzystujesz swój czas, może wpłynąć na Twoje prognozy na przyszłość.

Nadanie czasowi wartości pieniężnej

Większość ludzi zastanawia się nad wartością swojego czasu wtedy, gdy dotyczy on aktywności związanej z pracą. Pracownik sieci fastfoodowej wie, że zarabia minimalną stawkę godzinową. Osoba pracująca na umowę zlecenia sama określa swoją stawkę godzinową. Masażysta określa cenę swoich usług za pół godziny albo godzinę pracy. Ale żeby być w pełni świadomym wartości swojego czasu, musisz przenieść tę koncepcję również na swoje życie prywatne. Wartość Twojego czasu w życiu prywatnym jest co najmniej tak samo duża jak wartość czasu, który spędzasz w racy. W niektórych przypadkach ten czas jest wręcz bezcenny.

Odrzucenie pieniędzy

Kiedyś zobaczyłem na parkingu kobietę, która rzucała monety na ziemię. Spytałem ją, dlaczego to robi, a ona odpowiedziała, że niedawno przeczytała o multimilionerze, który obliczył swoją wartość i opierając się na wartości godziny swojego czasu, uznał, że nie opłaca mu się poświęcić sekundy na podniesienie jednodolarowego banknotu z chodnika. Ona natomiast uznała, że choć jej by się to opłacało, stać ją na to, żeby rozstać się z kilkoma centami.

Wydaje mi się, że nie zrozumiała puenty, ale cała ta historia niesie za sobą ważną naukę: Twój zegar zawsze tyka. Czas to pieniądz, a Twój czas ma wartość. Marnowanie cennego czasu bez świadomości tego, ile jest wart, jest jak wyrzucanie pieniędzy na chodnik. Znając wartość swojego czasu, możesz skupić się na tych zadaniach, które przynoszą największy zwrot, i wyeliminować (albo przekazać innym) te, które dają niewielki zwrot z inwestycji.

Jedną z najważniejszych rzeczy, o których musisz pamiętać, czytając tę książkę, jest to, że czasami po prostu nie jesteś w stanie zrobić wszystkiego - i nie ma w tym nic złego. Musisz tylko zadbać o to, aby wszystkie ważne zadania zostały wykonane. Jeśli przypiszesz wartość swojemu czasowi i wykorzystasz umiejętności, których się nauczysz, czytając tę książkę, bez trudu określisz, co jest dla Ciebie ważne, i zaczniesz dokonywać świadomych, mądrych wyborów. Jeżeli na przykład postanowiłeś zacząć odkładać 200 złotych miesięcznie na konto oszczędnościowe, które założyłeś z myślą o studiach dla swoich dzieci, możesz dojść do wniosku, że wzięcie dodatkowej zmiany - nawet za półtorej stawki godzinowej - nie jest tego warte, bo stracisz cenny czas, który mógłbyś spędzić z rodziną. A jeśli nienawidzisz prac ogrodowych, możesz uznać, że warto zapłacić komuś 50 złotych za skoszenie trawnika, a uzyskane w ten sposób wolne dwie godziny przeznaczyć na oglądanie meczu.

Zidentyfikowanie własnego rytmu

Jest takie sportowe określenie być w strefie - dotyczy ono wyjątkowych momentów, w których wszystko jest tak, jak powinno, a sportowiec osiąga doskonałe wyniki bez większego wysiłku. Chcę jasno powiedzieć, że strefa nie jest jakimś magicznym miejscem, w którym marzenia się spełniają. Każdy może do niej wejść - i nie potrzebuje do tego magicznego totemu ani pyłku wróżek. Wystarczy, że osiągnie odpowiedni poziom koncentracji.

Jako były zawodnik racquetballa, którego kariera przypadała na lata 80., mogę Cię zapewnić, że bywałem w strefie wiele razy. Ten sam stan skupienia, któremu towarzyszyła elektryzująca energia, towarzyszył mi czasami również podczas wykonywania projektów - były to chwile, w których szybkość i jakość mojej pracy graniczyła z niemożliwym. Jeżeli jesteś w stanie przejąć kontrolę nad własną koncentracją, możesz każdego dnia odwiedzać strefę i cieszyć się wspaniałymi rezultatami.

Jeżeli znasz swój dobowy rytm - czyli to, kiedy jesteś w szczytowej formie i w jakich porach dnia najlepiej sobie radzisz z określonymi zadaniami - to możesz wykonywać najważniejsze zadania wtedy, gdy jesteś w strefie. Każdy ma własne, unikatowe tempo pracy, a uświadomienie sobie tego rytmu jest jednym z najcenniejszych osobistych odkryć, jakich możesz dokonać. Oto kilka pytań, nad którymi powinieneś się zastanowić:

? Ile godzin dziennie potrafisz przepracować na najwyższych obrotach?

? W jakich godzinach jesteś najbardziej wydajny?

? Ile tygodni bez przerwy jesteś w stanie przepracować naprawdę intensywnie?

? Jak długą przerwę musisz sobie zrobić, żeby na nowo osiągnąć stan dużego skupienia?

Stosowanie systemu

Skuteczne zarządzanie czasem wymaga czegoś więcej niż dobre intencje i znajomość własnego organizmu. Aby starannie kontrolować własny czas, musisz mieć schemat. W Twoim arsenale powinny znaleźć się umiejętności organizacyjne, pomocne technologie i narzędzia ułatwiające planowanie, dzięki którym utrzymasz władzę nad swoim czasem godzina po godzinie, dzień po dniu, tydzień po tygodniu.

Stworzenie solidnego systemu, który można dalej powielać, jest kluczem do sukcesu w zarządzaniu czasem. Systemy, standardy, strategie i reguły chronią Twój czas i pomagają Ci maksymalnie go wykorzystywać. Nie ma znaczenia, czy jesteś dyrektorem generalnym korporacji, sprzedawcą, menedżerem średniego szczebla, dyrektorem czy asystentem administracyjnym. Bez względu na to, czym się zajmujesz i jakie jest Twoje środowisko pracy, umiejętność zarządzania czasem jest wartością uniwersalną.

Niewiarygodne odkrycie! Czas wolny pomaga zwiększyć koncentrację

Jakieś dziesięć lat temu, analizując swoje wyniki sprzedażowe, zaobserwowałem dziwny spadek w dziesiątym tygodniu pracy bez żadnej przerwy. Szybko sobie uświadomiłem, że ten spadek wyników wynika z utraty koncentracji. Ten sam schemat zaobserwowałem w poprzednich miesiącach. Uznałem, że najlepszym rozwiązaniem będzie zrobić sobie przerwę, zamiast uparcie brnąć do przodu mimo wyraźnego spadku formy. Potrzebowałem wakacji.

Odkryłem również, że nie potrzebuję aż tygodnia wolnego, żeby się zregenerować i odzyskać zapał do pracy. Wystarczyła mi krótka przerwa - około pięciu dni w ramach długiego weekendu - żeby odetchnąć na chwilę od rutyny i spojrzeć na świat z innej perspektywy. W tym czasie spędzałem miłe chwile z rodziną albo wyjeżdżałem na plażę. Kilka lat temu dokonałem ponownego odkrycia: mój czas nieprzerwanej pracy skrócił się z dziesięciu do dziewięciu tygodni. Może to być związane z wiekiem, większą liczbą obowiązków, opieką nad kilkunastoletnimi dziećmi, a także z problemami zdrowotnymi. Przekonałem się, że robienie sobie krótkich przerw od pracy wciąż jest najlepszym rozwiązaniem.

Do dzisiaj planuję każdy swój rok pracy w oparciu o ten dziewięciotygodniowy rytm. Dzięki temu mam pewność, że wykorzystam swój czas najlepiej, jak to możliwe. Albo pracuję na najwyższych obrotach, albo robię sobie pięciodniową przerwę na podładowanie akumulatorów, po której znów wracam pełny sił i gotowy do pracy.

Stworzenie harmonogramu i ustalenie rutynowych działań

Trzymanie się harmonogramu nie zagwarantuje Ci, że wreszcie zaczniesz jeździć regularnie na wakacje, ale jeśli będziesz śledzić czas, jaki spędzasz na spotkaniach, zebraniach i wykonywaniu swoich obowiązków, ograniczysz liczbę sytuacji, w których umawiasz się dwa razy na to samo spotkanie albo przeznaczasz za mało czasu na wykonanie danego zadania. Planując wszystko z wyprzedzeniem, masz większe szanse na to, że wszystkie najważniejsze sprawy zostaną uwzględnione w Twoim harmonogramie.

Od wielu lat stosuję system blokowania czasu, który opisuję szczegółowo w rozdziale 5. Gwarantuje on, że moje priorytety znajdą się na pierwszym miejscu (od rutynowych prac do bardziej nietypowych, jednorazowych zadań). Dopiero potem rozdysponowuję swój czas między mniej istotne zajęcia i obowiązki.

Techniki zarządzania czasem można z powodzeniem zastosować również w innych obszarach życia. Nie bez powodu doradzam, aby tworząc harmonogram, na początku skupić się na osobistych zobowiązaniach: Twój prywatny czas jest wart tego, by go chronić. Jeżeli zastosujesz się do zasad, które opisuję w tej książce, Twój prywatny czas się wydłuży.

Uporządkowanie otoczenia

Dobry system zarządzania czasem wymaga organizacji. Uporządkowanie swojego otoczenia pomaga zaoszczędzić czas, który na co dzień tracisz na szukanie różnych rzeczy, od ważnych numerów telefonów po buty. Co więcej, fizyczny porządek przekłada się na porządek w umyśle i pomaga uzyskać większą wydajność.

Twoje miejsce pracy powinno być czyste i uporządkowane. Dokumenty i teczki ułóż w taki sposób, żeby łatwo było Ci odnaleźć to, czego w danym momencie potrzebujesz. Usuń niepotrzebne przedmioty z biurka, żeby powiększyć swoje miejsce do pracy. Ważne urządzenia - telefon, komputer, kalkulator - muszą być w zasięgu Twojej ręki. Jeszcze bliżej powinien leżeć Twój harmonogram. Twój neseser, kalendarz, a nawet szafka mają wpływ na to, czy Twoje wysiłki w zakresie zarządzania czasem przyniosą sukces.

Pokonanie przeszkód związanych z zarządzaniem czasem

Każdy może się nauczyć zarządzać swoim czasem, ale nie zawsze jest to proste. Jeżeli masz podobne doświadczenia jak ja, to miewasz takie dni, które przypominają grę wideo - a Ty jesteś jej głównym bohaterem, który zmaga się z różnymi przeszkodami utrudniającymi mu dotarcie do mety. Tyle że tymi przeszkodami nie są wyobrażone zagrożenia, lecz Twoje własne ułomności (brak umiejętności komunikacyjnych, odkładanie wszystkiego na później i niezdolność do podejmowania mądrych i szybkich decyzji), a także podkradanie Twojego czasu przez współpracowników i szefów, rozmowy (odbywane osobiście i przez telefon) oraz nic niewnoszące zebrania.

Harmonogram Cię wyzwoli

Wielu ludzi uważa, że struktury ich ograniczają. Myślą, że wolność, której poszukują w swoim życiu, wymaga bardziej elastycznego otoczenia. Boją się, że rutyna uwięzi ich w łańcuchach czasu.

Większość osób marnuje jednak zbyt wiele czasu na spontaniczne działania. Zamiast trzymać się z góry ustalonego planu, impulsywnie reagują na wszystko, co się dzieje dookoła nich. Reagowanie to automatyczny odruch, który sprawia, że skupiasz się na realizowaniu planów innych osób, a nie własnego. A to z pewnością nie pomaga osiągnąć stanu wolności. Dużo lepszym rozwiązaniem jest świadome, zdyscyplinowane planowanie tego, gdzie i jak zamierzasz zainwestować swój czas.

Załóżmy na przykład, że w swoim harmonogramie przeznaczyłeś określone godziny na odpowiadanie na telefony i rozwiązywanie problemów. Rutynowo zajmujesz się tymi sprawami w ustalonych porach dnia. Dzięki temu możesz odłożyć niektóre problemy na później - aż będziesz spokojniejszy, bardziej skupiony i nastawiony na szukanie rozwiązań - zamiast impulsywnie reagować na nową sytuację.

Planowanie tego, w jaki sposób zamierzasz spędzić czas - czyli coś, co na pierwszy rzut oka może się wydawać przeciwieństwem wolności - jest jedyną drogą do przejęcia całkowitej kontroli nad własnym czasem. W parze z właściwą rutyną idą prostota, wydajność i wolność. Koniec z takimi pytaniami jak: "Nad czym będę dzisiaj pracować?" czy "Co mam dzisiaj do zrobienia?". A kiedy już uporasz się z najważniejszymi zadaniami, będziesz mógł wykorzystać wolny czas na robienie tego, co naprawdę lubisz.

Jeżeli jesteś typem "wolnego ducha", a to, co przed chwilą napisałem, całkowicie Cię przerasta, zacznij od drobnych kroczków. Zadaj sobie pytanie: "Czy mogę określić dla siebie codzienne rutynowe działania, tak na próbę? Co mogę zrobić, żeby od razu się nie zniechęcić?". A potem raz na tydzień wprowadzaj nowy element do swoich rutynowych działań. Jeżeli będziesz konsekwentny, w ciągu roku dodasz 50 nowych elementów. Szybko się przekonasz, że dzięki temu Twoja swoboda i poczucie wolności wzrosną.

Skuteczna komunikacja

Skuteczna komunikacja to jeden z najlepszych sposobów na maksymalne wykorzystanie czasu. Główną przyczyną marnowania czasu w pracy są - i nie będzie to dla nikogo niespodzianką - rozmowy ze współpracownikami. Zdziwić Cię może jednak, że nie chodzi tu o historie o tym, co się wydarzyło w weekend, których wysłuchujemy przy automacie z kawą, ani o kącik plotek przy kserokopiarce. Prawdziwym problemem są nic niewnoszące dyskusje podczas cotygodniowych zebrań, niekończące się aktualizacje projektów, które już dawno powinny zostać skończone, a także prezentacje sprzedawców, które odbiegają niepotrzebnie od tematu. Twoim problemem są te wszystkie zebrania, które mogłyby potrwać dziesięć minut, ale nie wiadomo czemu przeciągają się do godziny albo dłużej.

Masz jednak do dyspozycji wspaniałą broń, która pomoże Ci skrócić czas tych niepotrzebnych spotkań: Twoje słowa. Kilka dyplomatycznych uwag pomoże Ci zyskać władzę, dzięki której doprowadzisz do udanego zakończenia przeciągającego się spotkania.

W rozdziale 14. podpowiadam, które metody komunikacji są najskuteczniejsze w poszczególnych sytuacjach - rozmowy w cztery oczy, komunikacja werbalna czy komunikacja pisemna - i prezentuję mnóstwo pomysłów na przedstawienie swojego komunikatu w sposób dyplomatyczny, zwięzły i skuteczny, tak aby przyniósł on rezultaty w postaci odpowiednich działań i decyzji (bez względu na to, czy jesteś osobą prowadzącą spotkanie czy tylko uczestnikiem).

Co zrobić, gdy ktoś nam przeszkadza?

Ludzie przeszkadzają nam w pracy na wiele różnych sposobów. Takie przeszkadzanie może przybierać rozmaite formy, od krótkiego pytania "Masz minutkę?", zadanego przez współpracownika, który bezceremonialnie wchodzi do Twojego biura, po bezproduktywne zebrania, telefony, głośne rozmowy na korytarzu, które Cię rozpraszają, a nawet ikonkę "Masz nową wiadomość", wyświetlającą się w dolnym rogu monitora Twojego komputera. W dzisiejszych czasach liczba czynników rozpraszających uwagę w pracy jest dużo większa niż kiedyś. Twoją uwagę odwracają też wiadomości w komunikatorach i mediach społecznościowych takich jak Facebook i Twitter. Lista odskoczni od pracy "na pięć minutek" jest nieskończona.

Dodatkowo osoby, które mają trudności z zapanowaniem nad własnym czasem, przeszkadzają same sobie, próbując zrobić zbyt wiele rzeczy naraz. Liczne badania potwierdzają, że wielozadaniowość wcale nie pomaga uzyskać dużej wydajności w pracy. Ciągłe rozpoczynanie i przerywanie tego samego zadania przeszkadza w spokojnej pracy nad projektem, a każdy powrót do wykonywanej czynności wymaga chwili rozruchu. Jestem głęboko przekonany, że umiejętne zarządzanie czasem w pracy wymaga stworzenia, dopracowania i wdrożenia strategii, która umożliwi zapanowanie nad wszystkimi czynnikami rozpraszającymi uwagę. Każdego dnia takie przeszkody kosztują Cię kilka godzin, które przekładają się bezpośrednio na spadek wydajności.

Zapanowanie nad skłonnością do odkładania obowiązków na później

Czasami mamy ochotę wykorzystać jakąś sytuację jako wymówkę, żeby odłożyć dany projekt albo zadanie na później. Jak miło, że możemy zrzucić na kogoś winę za to, że nie zabraliśmy się jeszcze do pracy! Zanim się zorientujemy, mamy tak wiele dobrych powodów, żeby nie zasiadać do tego projektu, że zostawiamy wszystko na ostatnią chwilę i doprowadzamy do sytuacji, w której mamy tylko 11 godzin na zrobienie projektu - a wtedy presja rośnie.

Załóżmy, że piszesz 400-stronicową książkę i masz 10 miesięcy na realizację tego projektu. Jeżeli podzielisz go na miesiące, okaże się, że masz do napisania 40 stron miesięcznie - czyli nieco ponad stronę dziennie. To jest zbyt proste! Możesz odłożyć rozpoczęcie tego projektu na później. Poczekasz dwa miesiące, a wtedy będziesz mieć do napisania 50 stron miesięcznie. To nadal jest wykonalne. Ale w którymś momencie słowo wykonalne zamieni się w niemożliwe. Kiedy to się stanie? Czy wtedy, gdy zostaną Ci już tylko cztery miesiące, a Ty będziesz musiał napisać 100 stron w ciągu każdego z nich? A może wtedy, gdy się okaże, że musisz napisać 15 stron dziennie?

Prokrastynacja, czyli odkładanie obowiązków na później, ma wiele przyczyn i jest prostą drogą do kłopotów.

Podejmowanie decyzji: po prostu to zrób

Jednym z najprostszych zadań, jakie można odłożyć na później, jest podjęcie decyzji. Zwlekanie z nawet najmniejszą decyzją może spowodować gigantyczną konsumpcję czasu. Pomyśl tylko: przeglądasz skrzynkę odbiorczą i zachowujesz jedną wiadomość, żeby odpowiedzieć na nią później. Wracasz do niej kilka razy i wciąż nie możesz się zdecydować, co odpisać nadawcy. Za jakiś czas dostajesz od niego kolejne e-maile. Aby dać sobie więcej czasu na podjęcie decyzji, zadajesz kilka pytań, których napisanie wymaga od Ciebie poświęcenia pewnej uwagi. Kiedy sprawa zostanie ostatecznie rozwiązana, może się okazać, że zainwestowałeś w nią pięć razy więcej czasu, niż gdybyś podjął decyzję od razu.

Wiele czynników wywołuje dezorientację i niepewność, które utrudniają podjęcie szybkiej, konkretnej decyzji. Dylematów jest coraz więcej, gdy mamy zbyt wiele opcji. Większość ludzi ma problem, gdy muszą wybrać między karpiem a pierogami na wigilijnym stole. A przecież każdego dnia jesteśmy zmuszani do podejmowania decyzji w sprawach, w których wybór jest dużo większy niż zawartość menu kawiarni. Istnienie różnych opcji jest zazwyczaj czymś dobrym, ale zbyt wiele możliwości potrafi przytłoczyć, a nawet sparaliżować.

Umiejętność rozprawiania się z e-mailami, robotą papierkową i różnymi innymi zadaniami pomaga przejąć kontrolę nad własnym czasem. Odwaga do podejmowania szybkich decyzji, bez względu na to, czy zajmujesz się daną sprawą osobiście czy przekazałeś ją komuś innemu, pozwala na uzyskanie nadwyżek czasowych.

Zdobycie poparcia dla Twoich nowych granic

Czasami rodzina, znajomi i współpracownicy są największą przeszkodą w Twoich próbach skutecznego zarządzania czasem. Czyje telefony rozpraszają Twoją uwagę, gdy intensywnie nad czymś myślisz? Kto czeka, aż wrócisz do domu na obiad, kiedy Ty ślęczysz nad pilnym projektem? Na spotkania z kim musisz robić sobie przerwy od ważnych obowiązków?

Mimo wszystkich kłód, jakie rzucają Ci pod nogi te osoby, możesz uczynić z nich swoich sojuszników w realizacji misji, jaką jest lepsze wykorzystanie Twojego czasu. Jeżeli weźmiesz ich na pokład i zaczniesz traktować jak pomocników w walce o osiągnięcie wspólnego celu, zmniejszy się liczba sytuacji, w których będą domagać się Twojej uwagi, nie bacząc na to, nad czym właśnie pracujesz.

Zrównoważenie czasu spędzonego w pracy i w domu

Jeżeli całe Twoje życie kręci się wokół pracy, to znaczy, że brakuje w nim równowagi. Bo chociaż Twoja praca i kariera są ważnymi aspektami tego, kim jesteś, ich głównym celem jest wspomaganie tych obszarów Twojego życia, które - jak sądzę - są dla Ciebie ważniejsze (mam tu na myśli życie prywatne, które obejmuje rodzinę, przyjaciół, znajomych, a także rozrywkę i spotkania towarzyskie).

Jeżeli normą jest dla Ciebie zostawanie w pracy po godzinach, coś jest nie tak: albo nie zarządzasz umiejętnie swoim czasem, albo problem tkwi w Twojej pracy. Nikt - nawet prawnicy z Wall Street - nie powinien pracować przez 70 godzin tygodniowo całymi miesiącami. Jeśli masz 70-godzinny tydzień pracy, oznacza to, że masz zbyt mało czasu na sen, odpoczynek, czas spędzony z rodziną czy pielęgnowanie relacji z najbliższymi.

Zdobycie wsparcia członków rodziny jest niezbędne do tego, abyś osiągnął sukces. Ja zawsze stawiam rodzinę przed pracą, ale to nie oznacza, że w każdej chwili mogę rzucić pracę. Dlatego moja żona, Joan, a nawet dwoje moich dzieci (13-letni Wesley i 9-letnia Annabelle) są dla mnie wsparciem. Wszyscy staramy się jak najlepiej zarządzać swoim czasem, żebyśmy mogli jak najwięcej przebywać ze sobą. Czasami terminy tak mnie gonią, że jedyną opcją, aby wywiązać się ze zobowiązań, jest chwilowe zrezygnowanie ze stanu równowagi. Co ciekawe, słowa, które teraz czytasz, są pisane właśnie w takim okresie braku równowagi.

Pierwszym krokiem do sukcesu w okresach braku równowagi jest to, aby jak najszybciej je sobie uświadomić. Będziesz odczuwać mniejszy stres, jeśli z wyprzedzeniem zaplanujesz sobie okresy nierównowagi. Następnym krokiem jest rozmowa z rodziną. Ja na przykład otwarcie rozmawiam z Joan, Wesleyem i Annabelle o tym, że muszę spędzić więcej czasu w biurze, w rozjazdach, na pisaniu - przyczyny braku równowagi w moim dysponowaniu czasem są bowiem różne.

Ważne jest, aby wyraźnie określić ramy czasowe. Krótkie okresy braku równowagi nie powinny negatywnie wpłynąć na Twoje zdrowie ani relacje z bliskimi. Zaproponuj, że gdy ten trudny okres się skończy, wszyscy dostaną jakąś nagrodę - coś, czym będą mogli cieszyć się razem. Zastanówcie się, jaka mogłaby to być nagroda i wspólnie dojdźcie do porozumienia, tak aby każdy odniósł korzyści z tej sytuacji - a nie tylko Ty czy Twoja firma.

Poprawienie relacji ze współpracownikami i klientami

Większość osób w swojej pracy często spotyka się z innymi ludźmi - czy to ze współpracownikami, parterami biznesowymi, czy klientami. Każdy dzień w pracy niesie za sobą mnóstwo okazji do interakcji, które rozpraszają uwagę i powodują stratę czasu. Oprócz telefonów i krótkich wizyt kolegów i koleżanek z pracy, są jeszcze spotkania biznesowe, sytuacje, w których musisz na kogoś czekać, i zbyt długie, albo po prostu niepotrzebne zebrania, w których musisz uczestniczyć.

Kontrolowanie czasu w pracy wymaga opracowania sposobów na zarządzanie spotkaniami, zebraniami i innymi interakcjami, tak aby trwały tylko tyle, ile trzeba. Bez względu na to, czy jesteś inicjatorem spotkania czy tylko jednym jego z uczestników, możesz w pewnym stopniu przejąć kontrolę nad tym spotkaniem.

Z uwagi na moje doświadczenie zawodowe moim konikiem jest sprzedaż. Jeżeli pracujesz w sprzedaży albo przy obsłudze klienta, to przejęcie kontroli nad własnym czasem może być dla Ciebie nieco trudniejszym zadaniem. Jeśli zależy Ci na sprzedaniu produktu lub usługi, jesteś gotowy poświęcić klientowi tyle czasu, ile będzie potrzebował. A kiedy przychodzi do Ciebie klient ze skargą, przede wszystkim zależy Ci na tym, żeby wyszedł zadowolony. Na szczęście jesteś w stanie odnosić sukcesy w sprzedaży i obsłudze, zachowując kontrolę nad swoim czasem. W rozdziale 20. pokażę Ci, jak przyspieszyć proces podejmowania decyzji podczas sprzedaży, aby szybciej uzyskać pozytywną odpowiedź od klienta.

Utrzymywanie motywacji na wysokim poziomie

Cytując Earla Nightingale'a, specjalistę od rozwoju osobistego: "Sukces to konsekwentne realizowanie wartościowego celu albo wartościowego ideału". Zgodnie z tą definicją sukces nie jest jakimś konkretnym momentem, lecz podróżą. Podobnie jak w przypadku większości innych celów, opanowanie umiejętności zarządzania czasem nie jest czymś, co się dzieje z dnia na dzień.

W procesie doskonalenia umiejętności zarządzania czasem na pewno zdarzą Ci się chwile, w których poczujesz się rozczarowany i zaczniesz się zastanawiać, czy Twoje wysiłki mają jakiś sens. Zawsze, gdy zdarzy Ci się taki dołek - a zdarzy się na pewno - pamiętaj, żeby pogratulować sobie każdego kroku wykonanego we właściwym kierunku. Wspaniałym sposobem na utrzymanie motywacji na wysokim poziomie jest połączenie bodźca z zachętą - innymi słowy, nagradzanie siebie za sukcesy. Jeżeli na przykład uda Ci się wykonać określone zadanie związane z Twoimi celami, daj sobie wolne w piątek po południu. Możesz też spędzić wieczór na kanapie, oglądając dobry film, albo pójść na kolację do ulubionej restauracji. Wybierz nagrodę, która będzie dla Ciebie bodźcem.

Aby uzyskać wyższy poziom motywacji, zaangażuj innych w walkę o nagrodę. Obiecaj współmałżonkowi, że razem gdzieś wyjdziecie, jeśli uda Ci się przed czasem osiągnąć cele, które wyznaczyłeś sobie na ten tydzień. Powiedz dzieciom, że jeśli następne dwa wieczory spędzisz w biurze, w sobotę wszyscy razem pojedziecie do parku rozrywki. Gwarantuję Ci, że ta strategia znacząco wzmocni Twoją motywację.

Pracując nad tym trudnym, ale cennym aspektem samodoskonalenia, nie zapominaj o pozytywach i pamiętaj o dwóch prostych prawdach:

? Jesteś człowiekiem.

? Praca ma zdolność niekończącego rozciągania się, więc wypełnia Ci tyle czasu, na ile jej pozwolisz.

Bez względu na to, jak bardzo jestem wydajny, ile mam rzeczy do zrobienia (czy jest to kilka małych zadań, czy sterta papierów zalegająca na moim biurku) i czy wychodzę z pracy o ustalonej porze czy zostaję po godzinach, zawsze znajdzie się coś, czego nie zdążę zrobić. Dlatego nie myślę o tym, czego nie udało mi się osiągnąć, lecz skupiam się na swoim celu, określam priorytety, przekazuję innym zadania, których nie muszę wykonać osobiście, i konsekwentnie nie przekraczam granic swoich możliwości, dzięki czemu biorę na siebie tylko tyle, ile jestem w stanie zrobić, nie tracąc satysfakcji z pozostałych obszarów mojego życia. Jeżeli frustruje Cię ilość pracy, którą masz codziennie do wykonania, spójrz na to w ten sposób: masz tak wiele okazji, że na wszystkie nie starcza Ci czasu. Z tego punktu widzenia nie wygląda to wcale aż tak źle.